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Traitement des factures, peut-on encore innover ?

Calendar 28 mars 2019

Jouve - Pierre Amar - Responsable production BPOPierre Amar – Responsable production BPO Invoices 

Si l’externalisation du traitement des factures est un procédé bien établi dans le business du BPO, plusieurs innovations technologiques permettent aujourd’hui d’intégrer de nouveaux flux digitalisés, d’améliorer la conformité des pièces et d’optimiser le délai de traitement et la productivité des entreprises.

 

 

Quelles évolutions métiers ou technologiques ?

Tout d’abord, exit la chaine de traitement d’hier et les flux 100% papier ! Nous basculons à grand pas vers l’intégration de factures par email, par dépôt SFTP et par upload via un portail dédié. Ce traitement multicanal présente plusieurs avantages : s’affranchir du délai postal, accélérer le traitement des factures (12 à 24h), garantir une meilleure traçabilité ainsi que des reportings détaillés sur les flux entrants.

Durant de nombreuses années, les factures dématérialisées venaient directement alimenter les chaînes achat des clients. Or, ces outils de gestion rendent toutes modifications ultérieures complexes. Aujourd’hui, un outil performant permet d’identifier en amont les non conformités et de les adresser en temps réel aux experts métiers des clients. Ils peuvent ainsi identifier le plus rapidement possible les factures non conformes. Un gain substantiel de productivité en découle : jusqu’à 20% du flux des factures peut transiter par cet outil de fiabilisation.

La qualité des OCR atteint un niveau d’excellence notamment chez Jouve qui développe ses propres outils. Couplés à des solutions d’intégration et de recoupement des référentiels de nos clients, le résultat est désormais bluffant !

La communication est aussi un facteur clef d’efficacité ! Un portail central dédié au traitement des factures doit inclure de nombreuses fonctionnalités. Chez Jouve :

  • Un outil de ticketing pour échanger et tracer les sujets ;
  • Une brique de reporting pour transmettre les chiffres clés et les détails des livraisons de factures, des non conformités, des différent SLA,
  • Un outil de dépôt de factures permet d’uploader des pièces,
  • Un lien vers l’outil de gestion des non conformités
  • La mise à disposition d’une GED

Nouvel axe de développement prometteur ; la signature numérique ! Adossée à « la piste d’audit fiable », elle permet à nos clients de détruire leurs factures papiers après numérisation et de s’affranchir des couts d’archivage physique. Un levier de gain financier significatif !

Les innovations métiers vont se multiplier car un traitement des factures fournisseurs performant est un véritable avantage compétitif ! Expert sur ce marché, Jouve s’est lancée dans cette aventure il y a plus de 15 ans et ses équipes traitent aujourd’hui près de 10 millions de factures par an !

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